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Dateien importieren

Text-Dateien

Beim Importieren einer Textdatei, etwa einer CSV-Datei oder tabulatorgetrenntem Text, ermittelt die App die Codierung selbst. Diese Erkennung kann fehlschlagen, deshalb zeigt die App eine Vorschau der Datei, in der alle Sonderzeichen wie ü, ö, ß und ç rot hervorgehoben sind. Passe die Codierung an, bis die Datei in der Vorschau richtig aussieht.

Mehr über Codierungen findest du auf dieser Seite.

Excel-Dateien

Bei Excel-Dateien musst du dich mit Codierungen und Zeilenumbrüchen überhaupt nicht beschäftigen. Liegen die Daten in beiden Formaten vor, nimm Excel. Ältere Excel-Dateien mit der Endung .xls müssen zuvor in eine .xlsx-Datei umgewandelt werden.

vCards

Beim Importieren von vCards kann Kontakte importieren jede Gruppe wiederherstellen, zu der die vCard bei ihrer Erstellung gehörte. Gruppen, die es noch nicht gibt, werden angelegt.

Felder zuordnen

Nach dem Lesen der Importdatei ordnet die App die gefundenen Feldnamen aus den Spaltentiteln den passenden Feldern und Etiketten in Apples Kontakte-App zu und erkennt dabei auch benutzerdefinierte Etiketten. Die automatische Zuordnung gelingt nicht in jedem Fall, prüfe sie deshalb und korrigiere sie, wo es nötig ist. Über den Befehl "Mit Optionen zuordnen…" im Menü "Zuordnen" kannst du die automatische Zuordnung jederzeit mit verschiedenen Optionen neu vornehmen lassen.

Um dir beim manuellen Zuweisen von Feldern und Etiketten die Arbeit zu erleichtern, kannst du ein Feld oder Etikett mehreren Spalten auf einmal zuweisen. Wähle die Spalten-Zeilen in der Zuordnungsansicht mit gedrückter ⌘-Taste aus und wähle dann einen Eintrag aus dem Popup-Menü "Kontaktfeld" oder "Etikett". Er gilt danach für alle ausgewählten Zeilen.

Die verfügbaren Feldtypen selbst sind fest und unveränderbar. Vorname, Nachname, Telefon, Straße, Postleitzahl und alle weiteren stammen von Apple und lassen sich weder vom Anwender noch von einem Entwickler erweitern. Frei wählbar sind nur die Etiketten, und das auch nur bei den Feldern, die Etiketten kennen.

Zuordnungen sichern

Jede Feldzuordnung, die du vornimmst, sichert Kontakte importieren automatisch. Beim nächsten Öffnen einer Datei vergleicht die App deren Spaltenüberschriften mit deinen Zuordnungen und übernimmt jede Übereinstimmung. Abschalten lässt sich das in den Zuordnungsoptionen. Für mehr Flexibilität lassen sich ganze Zuordnungen zusätzlich unter einem Namen sichern. Für den schnellen Zugriff erscheinen sie im Menü "Feldzuordnungen". Zum Umbenennen und Löschen dient "Feldzuordnungen verwalten…" im selben Menü.

Kontaktbilder importieren

Ein Bild in der Zelle einer Excel-Datei wird zusammen mit dem Kontakt importiert. Bilder in Excel-Dateien, die aus Numbers exportiert wurden, lassen sich nicht auslesen. Mit Backup Contact Pictures steht eine separate App zur Verfügung, die sich speziell um den Massenimport und -export von Kontaktbildern kümmert.

Festlegen des Kontakttyps

Die Eigenschaft "Art des Kontakts" legt fest, ob ein Kontakt als Firma gilt. Ohne diese Zuordnung ist jeder importierte Kontakt eine Person. Welche Begriffe deine Importdatei dafür verwendet, etwa "Firma, Organisation, 1, wahr", gibst du in den Einstellungen der App an.

Etikett-Wertelisten importieren

Eine leistungsstarke Funktion extrahiert komma- oder zeilengetrennte etikettierte Werte aus einem einzelnen Feld. Enthält deine Importdatei etwa ein Feld mit mehreren Telefonnummern in der Form "Arbeit: (123) 456-789, Privat: (987) 654-321", ordne es dem Kontaktfeld "Telefon" zu. Wähle dann "Aus Feld extrahieren" aus dem Popup-Menü "Etikett". Kontakte importieren teilt die Einträge anschließend in einzelne Telefonnummern auf und weist jeder das angegebene Etikett zu. Etikett und Wert müssen durch einen Doppelpunkt getrennt sein. Fehlt das Etikett, gilt das Standardetikett des Feldtyps.

Import oder Konvertierung starten

Die konvertierten Kontakte können wahlweise direkt in Apples Kontakte-App importiert oder in vCard-Dateien umgewandelt werden, um sie von Hand oder auf einem anderen Gerät zu importieren.

Kontakte in Apples Kontakte-App importieren

Vor dem Import legst du den Account fest, in den die Daten importiert werden sollen. Schließe Apples Kontakte-App, bevor der Import startet. Daten, die ein Drittprogramm importiert hat, erscheinen dort manchmal nicht sofort. Gib der App im Zweifel ein paar Minuten. Sollen die Kontakte auch Gruppen zugewiesen werden, geht es weiter wie im nächsten Abschnitt.

Automatische Gruppenzuweisung

Beim Import in Apples Kontakte-App können die Kontakte auf Wunsch gleich einer oder mehreren Gruppen zugewiesen werden. Gib in der Importdatei einfach ein Feld mit den Gruppennamen an, durch Kommas getrennt, und ordne es dem Zielfeld "Gruppen" zu. Gruppen, die es in Apples Kontakte-App noch nicht gibt, werden angelegt. So verteilst du deine Kontakte sehr flexibel und in einem Durchgang auf beliebig viele Gruppen.

Duplikate erkennen

Während des Imports erkennt die App Duplikate. Ist kein Feld der Quelldatei der Eigenschaft "UID (nur für Abgleiche)" zugewiesen, dient der Anzeigename des umgewandelten Datensatzes als Vergleich. Den Anzeigenamen bildet macOS nach den Einstellungen in Apples Kontakte-App.

Um Datenverluste zu vermeiden, werden Duplikate nie angerührt. Je nach Einstellung kommen sie in eine Gruppe namens "ALTE DUPLIKATE" oder "NEUE DUPLIKATE". Lösche sie von Hand oder nutze in Apples Kontakte-App die Befehle "Ausgewählte Kontaktkarten zusammenführen" und "Nach Duplikaten suchen".

Alte Duplikate erkennen

Diese Option weist die bereits vorhandenen Kontakte, zu denen es in deiner Importdatei ein Namens-Duplikat gibt, der Gruppe "ALTE DUPLIKATE" zu.

Neue Duplikate erkennen

Diese Option weist die gerade importierten Kontakte, zu denen es in deinen Kontakten ein Namens-Duplikat gibt, der Gruppe "NEUE DUPLIKATE" zu.

Den Importvorgang zur späteren Nachverfolgung kennzeichnen

In die Notiz jedes importierten Kontakts lässt sich ein Text deiner Wahl schreiben. Diese Platzhalter werden dabei ersetzt:

• DATE: Wird durch das aktuelle Datum ersetzt
• TIME: Wird durch die aktuelle Uhrzeit ersetzt
• FILE: Wird durch den Dateinamen der Importdatei ersetzt
• TRANSNUM: Wird durch eine zufällige Transaktionsnummer für diesen Importvorgang ersetzt. Alle Kontakte erhalten dieselbe Transaktionsnummer.

Dateien in vCards konvertieren

Kontakte importieren legt wahlweise eine Gruppen-vCard mit allen umgewandelten Kontakten an oder je eine vCard-Datei pro Kontakt. In beiden Fällen wird das Format vCard 3.0 benutzt, das auch Apples Kontakte-App verwendet.

Referenz der Kontaktfelder

Apple legt fest, welche Felder ein Kontakt in Apples Kontakte-App haben kann, und kein Drittprogramm kann diese Liste um eigene Feldtypen erweitern. Nur Etiketten können vom Anwender mit benutzerdefinierten Werten angepasst werden. Die Feldnamen in dieser Referenz sind die, die Apples Kontakte-App selbst anzeigt.

Felder mit mehreren Werten

Apples Kontakte-App erlaubt bei den Feldern Telefon, E-Mail, Adresse, URL, Datum, Zugehöriger Name, Instant-Message und Benutzername die Eingabe von beliebig vielen Einträgen je Kontakt. Bei solchen Feldern hat jeder einzelne Eintrag ein sogenanntes Etikett (Arbeit, Privat, etc. oder ein benutzerdefiniertes). Deshalb lassen sich mehrere Quellspalten deiner Importdatei demselben Feld zuordnen.

Etiketten

Ein Etikett dient dazu, die einzelnen Einträge in Feldern zu kennzeichnen, in denen mehrere Werte zulässig sind. Apples Kontakte-App gibt dafür je nach Feldtyp einen festen Satz vor (Privat, Arbeit, Andere, Mobil und weitere) und erlaubt bei den meisten dieser Felder zusätzlich benutzerdefinierte Etiketten. Wie oben beschrieben, darf eine einzelne Quellspalte in deiner Importdatei auch eine ganze etikettierte Liste enthalten, zum Beispiel „Arbeit: 123 456, Privat: 789 012“; das Etikett wird dafür auf Aus Feld extrahieren gesetzt.

Adresse

Apples Kontakte-App verwaltet eine Adresse in acht einzelnen Feldern: Straße, Stadt, Bundesland, PLZ, Land, Länderkennung, Kreis und Bezirk. Jedes dieser Felder muss einer eigenen Quellspalte zugeordnet werden. Achtung: Für fertig formatierte Komplett-Adressen gibt es kein Feld, diese können nicht importiert und auch nicht automatisch in die einzelnen unterstützten Felder aufgeteilt werden.

Instant-Message und Benutzername

Bei den Feldern Instant-Message und Benutzername wird der Dienst über das Etikett bestimmt. Kontakte importieren erkennt die gängigen Dienstnamen als Spaltenüberschrift, darunter Skype, Jabber, ICQ, LinkedIn, Facebook und Twitter.

Geburtstag und Datum

Den Geburtstag unterstützt Apples Kontakte-App mit einem speziell dafür vorgesehenen separaten Feld. Alle weiteren Datumsangaben gehören in das Feld Datum und werden dort mit einem Etikett gekennzeichnet. Ein Jahrestag zum Beispiel ist ein Eintrag im Feld Datum mit dem Etikett Jahrestag.

Einzelne Textfelder

Die Felder Titel, Vorname, 2. Vorname, Nachname, Namenszusatz, Spitzname, Geburtsname, Firma, Abteilung, Position und Notiz nehmen je genau einen Eintrag auf. Ein Etikett gibt es bei solchen Feldern nicht. Aus diesen Feldern formt macOS den Anzeigenamen eines Kontaktes.

Phonetische Felder

Zu vier Feldern kann man in Apples Kontakte-App eine phonetische Schreibweise hinterlegen: Vorname (phonetisch), 2. Vorname (phonetisch), Nachname (phonetisch) und Firmenname (phonetisch). Diese Felder bleiben leer, solange ihnen keine Quellspalte zugeordnet ist.

Anzeigename

Den Anzeigenamen bildet macOS selbst aus den Namensfeldern, in der Reihenfolge, die in Apples Kontakte-App eingestellt ist. Als Ziel einer Zuordnung steht er nicht zur Verfügung. Ist dem Feld UID keine Quellspalte zugeordnet, vergleicht die Duplikaterkennung den Anzeigenamen.

UID (nur für Abgleiche)

Die UID ist die Kennung, die Apples Kontakte-App einem Kontakt zuweist und durch einen Import nicht überschrieben werden kann. Ist ihr eine Quellspalte zugeordnet, vergleicht die Duplikaterkennung die UIDs statt der Anzeigenamen.

Art des Kontakts

Das Feld Art des Kontakts entscheidet, ob ein Kontakt von Apples Kontakte-App als Person oder als Firma gekennzeichnet wird. Vorgabe ist Person. Welche Begriffe in der Quelldatei für eine Firma stehen (Firma, Organisation, true oder andere), wird in den Einstellungen von Kontakte importieren festgelegt.

Gruppenname

Gruppen sind Listen, denen Kontakte in Apples Kontakte-App zugewiesen werden können. Kontakte importieren liest die Gruppennamen aus einer Quellspalte, durch Kommas getrennt, und legt dabei fehlende Gruppen an. Das gilt für den Import in Apples Kontakte-App; beim Export deiner Daten in vCards gibt es naturgemäß keine Gruppenzuweisung. Die App schreibt hier stattdessen die Gruppennamen in die vCard-Datei für Drittprogramme, die diese Information unterstützen.

Bild

Ein Bild in der Zelle einer .xlsx-Datei wird zusammen mit dem Kontakt importiert. Bilder in Excel-Dateien, die aus Numbers exportiert wurden, lassen sich nicht auslesen. Für den Massenimport und -export von Kontaktbildern gibt es die separate App Backup Contact Pictures.

Von Apples Kontakte-App nicht unterstützte Felder

Einige Spalten aus einem Export von Google Kontakte oder Outlook haben in Apples Kontakte-App keine Entsprechung, darunter das Postfach, die zusätzliche Adresszeile und die fertig formatierte Adresse. Solche Spalten lassen sich dem Feld Notiz zuordnen oder auf Ignorieren setzen.

Spaltennamen, die automatisch erkannt werden

Kontakte importieren gleicht die Spaltenüberschriften der Quelldatei mit einer eingebauten Liste ab und ordnet das passende Feld selbst zu. Exporte aus Google Kontakte und Outlook erkennt die App mit ihren ursprünglichen Überschriften, auch mit den englischen. Erkannt werden außerdem die gebräuchlichen Alternativen eines Feldnamens, in Groß- und Kleinschreibung, sowie die Namen der Dienste. Beispiele:

• Telefon: Telefon, handy, tel, telefax, phone, cell, fax
• Adresse: Adresse, Straße, PLZ, Zusatz, ländercode
• Firma: Firma, firmenname, organisation, company
• Nachname: Nachname, familienname, last name, surname
• Gruppenname: Gruppe, Gruppen, Kategorie, Liste, group
• Instant-Message / Benutzername: Facebook, LinkedIn, Twitter, Skype, Jabber, ICQ

Die eingebaute Liste ist länger als diese Beispiele. Das Ergebnis der Zuordnung zeigt Kontakte importieren, sobald die Datei geöffnet ist. Spalten ohne Treffer werden einmal von Hand zugeordnet, und diese Zuordnung gilt danach für jede weitere Datei mit derselben Überschrift.